Gleitzeitberechnung und Überstundenkonto
Auf den folgenden Seiten wird erläutert wie das Überstundenkonto ausgewertet und bei Bedarf korrigiert werden kann.
Anzeige der aktuellen Monatsdaten
Im aktuellen Monat werden die Arbeitszeit, die Überstunden sowie der aktuelle Resturlaub in einem separaten Informationsfenster angezeigt. Das Fenster befindet sich in der Mitte von TimePunch am unteren Fensterrand.
Angezeigt wird die Arbeitszeit im Monat bis zum heutigen Datum. Die bisher angesammelten Überstunden, sowie der noch verfügbare Resturlaub. Es ist wichtig zu wissen, dass bei den Überstunden die Arbeitszeit des aktuellen Tages mit eingerechnet wird.
Analyse der Überstunden im aktuellen Monat
Die Überstunden pro Mitarbeiter können im Analyse-Fenster angesehen werden. Hierbei werden die Überstunden/Fehlstunden am Anfang des Monats, die Überstunden/Fehlstunden im Monat und die Überstunden/Fehlstunden am Ende des Monats angezeigt.
Fand bereits eine Korrektur, in Form einer Auszahlung oder Überstundenbegrenzung statt, so werden die originale Überstundenanzahl, sowie die Anzahl der Überstunden nach der Anpassung angezeigt.
Gleitzeitkonto bearbeiten
Zusätzlich zu der Allgemeinen Überstundenregelung im Profil, können die Überstunden pro Monat nochmals separat gesteuert werden. Mit der Schaltfläche „Erweitert“, können die Überstunden korrigiert werden.
Überstunden mit Arbeitsvertrag abgelten
Sofern der Arbeitsvertrag eine Abgeltungsregelung beinhaltet, kann dies im Profil des Mitarbeiters als Regel definiert werden. Dies ist aber auch pro Monat individuell einstellbar.
Eine Überstundenabgeltung bedeutet, dass die Mehrarbeit erst ab einer gewissen Stundenzahl als Überstunden gewertet wird. Unterhalb dieser Schwelle wird die Mehrarbeit durch den Arbeitsvertrag abgegolten. Dieser Wert wird im Feld „Unbezahlte Mehrarbeit“ eingetragen.
Hinweis: Ausnahme für Minussaldo
Ein Sonderfall tritt dann ein, wenn Mitarbeitende mit ihrem Gleitzeitkonto ins Minus rutschen. In diesem Fall kann die Regelung „Überstunden werden gezählt ab“ übergangen werden. Ist die Ausnahme aktiviert, dann können Mitarbeitende ihr Arbeitszeitkonto schneller ausgleichen, weil Überstunden direkt auf das Konto angerechnet werden.
Überstunden begrenzen
Um die Überstunden zu begrenzen ist in der Auswahlliste Überstundenbegrenzung die entsprechende Einstellung zu wählen.
Auf Wunsch können die Überstunden pro Monat oder insgesamt begrenzt werden.
„nur monatliche Stunden begrenzen“ bedeutet, der Mitarbeiter darf im Monat nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen, aber insgesamt unbegrenzt.
„gesammelte Überstunden begrenzen“ bedeutet, der Mitarbeiter darf insgesamt nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen.
Überstunden automatisch ausbezahlen
Überstunden können automatisch ausbezahlt werden, wenn die Überstunden die festgelegte max. Überstundenanzahl überschreiten. Dabei ist in der Auswahlbox der Eintrag „Überstunden über dem Limit werden automatisch ausgezahlt“ auszuwählen.
Wichtig: Überstunden können nur dann automatisch ausbezahlt werden, wenn eine max. Überstundenzahl gesetzt ist, zu der die Differenz berechnet werden kann.
Überstunden einmalig ausbezahlen und Fehlstunden ausgleichen
Überstunden können einmalig ausbezahlt werden, indem die ausgezahlten Überstunden in das Feld Überstunden ausbezahlen eingetragen werden. Das gleiche gilt für die Funktion Fehlstunden ausgleichen. Auch hier genügt das Eintragen der auszugleichenden Fehlstunden um das Überstundenkonto im Monat zu korrigieren.
Bei der Auszahlung der Überstunden wird im Tooltip ebenfalls angezeigt, in welchem Monat die ausgezahlten Überstunden beim Mitarbeiter angefallen sind.
Überstunden abfeiern
Die Gleitzeitberechnung in TimePunch wertet automatisch fehlende Einträge als Überstundenabbau. Insofern wäre ein Eintragen „Überstunden abbauen“ nicht notwendig.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist das manuelle Anlegen von Gleittagen jedoch zu empfehlen. Auch hier empfiehlt es sich Mehrtätige Einträge zu erstellen.
Als Vorgabe ist die Tätigkeit „Überstunden abbauen“ im Projekt „Sonstiges“ zu finden.
Kernarbeitszeiten
Kernarbeitszeiten sind definierte Arbeitszeiten, zu denen der Mitarbeitende anwesend sein muss. Allgemein sind Kernarbeitszeiten optional, also nicht zwingend.
Ebenfalls kann der Beginn der Kernarbeitszeit, unabhängig vom Ende der Kernarbeitszeit gesetzt werden. Selbstverständlich auch umgekehrt.
Kernarbeitszeiten für alle Mitarbeitenden setzen
In TimePunch können optional Kernarbeitszeiten definiert werden. Das kann individuell pro Mitarbeiter und Arbeitszeitmodell geschehen, oder global für alle Mitarbeiter festgelegt werden.
Hierzu ist der Menüpunkt „Extras / Kernarbeitszeiten global festlegen …“ auszuwählen.
Es öffnet sich folgender Dialog.
Durch das Bestätigen der eingegebenen Kernarbeitszeiten über die Schaltfläche „OK“, werden die eingetragenen Kernarbeitszeiten in allen Arbeitszeitmodellen der Mitarbeiter gesetzt.
Kernarbeitszeiten individuell setzen
Eine individuelle Kernarbeitszeit kann pro Mitarbeitenden über dessen Arbeitszeitmodell definiert werden.
Kernarbeitszeiten prüfen
Den Verstoß gegen die Kernarbeitszeit kann durch einen dafür vorgesehenen Bericht geprüft werden. Der entsprechende Bericht ist im Menüpunkt „Berichte / Gleitzeitberichte / Kernzeitverletzungen“ zu finden.
Kernarbeitszeiten überwachen
TimePunch bietet einen integrierten Service zur Überwachung der Kernarbeitszeiten. Die Einstellungen dafür, sind in den Optionen hinterlegt.
Diese sind unter dem Menüpunkt „Extras / Optionen“
Und danach „Automatisierte Mails“ zu finden.
Wichtig ist dabei selbstverständlich, dass den Mitarbeitern entsprechende E-Mail-Adressen im Mitarbeiterprofil zugeordnet sind.
Senden einer E-Mail bei Kernzeitverletzungen an den betroffenen Mitarbeiter
Ist diese Option aktiviert, dann wird den entsprechenden Mitarbeitern bei einer Kernzeitverletzung eine E-Mail zugestellt.
Dies geschieht 5 Minuten nach dem Beginn der Kernzeit und 4 Stunden nach dem Ende der Kernzeit. Die Zeit nach dem Ende der Kernzeit ist mit 4 Stunden definiert, da TimePunch direkt beim Ablauf der Kernzeit noch nicht bewerten kann, ob der Mitarbeiter gerade in Pause ist, oder bereits den Heimweg angetreten hat.
Senden einer Zusammenfassung per E-Mail direkte Führungskräfte und alle Führungskräfte
Ist diese Option aktiviert, dann erhält der direkte Personalmanager des Mitarbeiters eine E-Mail mit der Kernzeitverletzung.
Wichtig ist, dass die Leitungsperson (Team, Abteilung oder Niederlassung) über Personalmanager Rechte verfügt. Ein Mitarbeiter ohne dieses Recht, erhält keine Information, auch wenn er als Leitung des Mitarbeiters, der die Kernzeit verletzt, eingetragen ist.
Senden einer Zusammenfassung per E-Mail eine bestimmte Mail-Adresse
Mit dieser Option können die Kernzeitverletzungen (unabhängig von der Führungskraft) an eine definierte Mail Adresse gesendet werden.